Chia nhỏ để quản chặt hơn

Golf và chạy tiếp sức là hai môn thể thao khác nhau ở rất nhiều khía cạnh, nhưng lại có điểm chung: hành trình cuộc thi được chia theo các chặng nhỏ, hoàn thành nhanh từng chặng nhỏ thì hành trình được rút ngắn. Bài toán cho tiến độ thực hiện công việc cũng sẽ được giải nhanh chóng nếu chúng ta áp dụng công thức tương tự: chia nhỏ giai đoạn, chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ.

Nhà quản lý nên áp dụng chia nhỏ công việc cho nhân viên

Trên sân golf, bạn không bằng một gậy để bóng bay đến hết 18 lỗ. Tương tự, khó mà giao một khối lượng lớn công việc cho nhân viên mà chỉ nói mục đích cuối cùng với mệnh lệnh đơn giản là: “Thực hiện đi!”. Nếu không có một bảng phân chia tiến độ, kèm theo đó là các mục tiêu cụ thể, thì việc thực hiện (của nhân viên) và giám sát (của nhà quản lý) sẽ rất vất vả. Chẳng hạn, một dự án ABC có thể được chia thành các gói A, B, C. Tương ứng, gói A (hoặc B, C) sẽ do những nhân sự nào đảm trách, cần đạt được gì, cơ chế phối hợp ra sao, phương thức thực hiện như thế nào, nếu hoàn thành trước (hoặc chậm) so với tiến độ thì sẽ có khen thưởng (hoặc kỷ luật) thế nào. Chia nhỏ công việc có tác dụng giảm bớt sức ép hoàn thành công việc lên đội ngũ thực hiện, giảm hiệu ứng tâm lý tiêu cực (choáng ngợp), dễ quy trách nhiệm cụ thể và thuận tiện để áp dụng các biện pháp kích thích năng suất lao động. Trước khi giao việc theo từng gói việc nhỏ, cần nói cho nhân viên biết định hướng chung và mục tiêu lớn trước rồi mới chẻ nhỏ việc ra từng phần, tịnh tiến dần đến mục tiêu. Điều này cần thiết vì nếu không biết đường lối, phương hướng chung, nhân viên có thể bị lạc hướng hoặc bị động trong công việc.

Phân chia tiến độ không phải là công cụ mới mẻ trong quản lý, nhưng cách thức ứng xử của nhà quản lý với từng giai đoạn của nó lại không chỉ đơn thuần là khoa học quản trị, mà còn đòi hỏi một nghệ thuật. “Đường lên đỉnh Olympia” là một trò chơi rất bổ ích, nhà quản lý nên xem để kiểm tra, bổ sung kiến thức phổ thông và áp dụng luật chơi cho mô hình phân chia tiến độ công việc của mình. Giống như trò chơi trên truyền hình có thể chia hành trình lớn thành các tiểu hành trình, khởi động đến vượt chướng ngại vật, tăng tốc và về đích.

Ở giai đoạn khởi động công việc, vai trò của nhà quản lý được thể hiện ở năng lực diễn giải và định hướng cho đội ngũ nhân sự tác nghiệp. Không phải là vô cớ mà môn thể thao nào cũng cần có huấn luyện viên và cũng không vô cớ mà huấn luyện viên luôn nhắc nhở vận động viên trước khi nhập cuộc. Nhà quản lý cũng giống như một huấn luyện viên. Sang giai đoạn vượt chướng ngại vật và tăng tốc, người lãnh đạo phải biết phát huy tối đa năng lực tư duy và giải quyết công việc của các cá nhân để họ tiến nhanh đến các đích ngắn hạn. Đây thực sự là một “cuộc chơi” mang tính đồng đội cao, có tác dụng kiểm nghiệm năng lực gắn kết của đội ngũ (kỹ năng làm việc theo nhóm), và cả vai trò giám sát, điều chỉnh gián tiếp của nhà quản lý. Bên đường biên dọc sân bóng luôn có một ô nho nhỏ để huấn luyện viên có thể chỉ đạo cầu thủ của mình chơi theo chiến thuật nào đó cho phù hợp với diễn tiến trận đấu. “Cuộc chơi” kể trên cũng cần một khoảng không và một “huấn luyện viên” như thế.

Về đích là chặng đường cuối “càng gần thắng lợi, càng lắm khó khăn”. Chủ quan, xả hơi, nóng vội, nhụt chí là những hiện tượng khá phổ biến, nảy sinh từ chính con người. Trong giai đoạn nước rút, vận động viên được dạy là phải nín thở để đạt được tốc độ cao nhất mà cán đích. Câu chuyện với nhà quản lý trong giai đoạn cuối của công việc không phải là nín thở, nhưng cần sẵn sàng cho các biện pháp mang tính hành chính, áp chế nhằm nâng cao mức độ tập trung cho toàn đội ngũ. Quân không trễ nải vì có chủ tướng nghiêm. Lòng quân không biến vì chủ tướng uy vũ. Chữ “kỷ” cũng hàm ý như thế.

Kỷ mà không nhân sẽ thành hà khắc. Quản trị nhân sự thiết nghĩ cũng nên quan tâm đến chữ “nhân” ở nhiều góc độ. Trong những số báo sau, Sổ tay quản lý sẽ đề cập đến chữ “nhân” thú vị này.