Xây dựng lòng tin ở nơi làm việc

Phương thức hiệu quả nhất để xây dựng lòng tin ở nơi làm việc là làm việc cùng nhau. Không có những mánh khóe thần kỳ hay những giải pháp đơn giản nào. Lòng tin không thể được tạo nên bởi mức lương cao, những chuyến dã ngoại cùng công ty thú vị hay những điều kiện làm việc tuyệt vời; nó chỉ được hình thành và phát triển thông qua quá trình làm việc tập thể, sự trung thực và công bằng. Mặc dù lòng tin và năng suất làm việc là những vấn đề phức tạp và chỉ thể hiện một phần tổng thể cơ cấu quan hệ cá nhân trong những công việc kinh doanh nhỏ, ba thuộc tính sau của nó dường như có tác động tích cực đem lại niềm tin và sự thành công trong công việc kinh doanh nhỏ:

• Người chủ quản lý của doanh nghiệp phải cởi mở và trung thực trong việc tiến hành xử lý các công việc hằng ngày.

• Người chủ quản lý của doanh nghiệp phải kiên định và công bằng đối với các chính sách nhân lực.

• Người chủ quản lý phải bỏ nhiều thời gian để tập trung xây dựng quan hệ giao tiếp tốt đẹp với những người làm việc trong doanh nghiệp.

Bí mật làm phát sinh sự nghi ngờ. Bất kỳ khi nào thông tin được giữ hạn chế, nó có thể gây nên sự hiểu lầm. Sự cải thiện chất lượng tổng thể dựa trên khái niệm là người công nhân cũng quan tâm đến sự thành công của công ty nhiều như người chủ. Những nghiên cứu về công việc kinh doanh nhỏ chỉ ra là người công nhân thường đánh giá quá mức lợi nhuận. Những nghiên cứu tương tự cũng chỉ ra rằng khi những thông tin tài chính thật sự được tiết lộ với người nhân công, việc kiểm soát chi tiêu đáng kể sẽ được mọi thành viên trong đội ngũ nhân công hưởng ứng.

Bất kỳ khi nào có nghi ngờ liên quan đến khối lượng thông tin cần chia sẻ với đội ngũ nhân công, kinh nghiệm chỉ ra rằng thừa sẽ hơn thiếu. Đừng bao giờ nói dối nhân công về những vấn đề về quan hệ con người. Bộ nhớ tập thể là về lâu dài; bất kỳ sự lừa gạt nào cũng sẽ được ghi nhớ trong nhiều năm. Hãy ghi nhớ là khi những nhân công trò chuyện với nhau, những mâu thuẫn sẽ bị phát hiện và đề cập thường xuyên trước sự lúng túng của bạn. Dưới đây là những gợi ý để tránh tình trạng khó xử này:

• Dành thời gian trò chuyện với nhân công

• Tìm hiểu những gì họ suy nghĩ

• Tìm hiểu những gì họ muốn biết và nói với họ bất kỳ khi nào có thể

• Đừng chỉ nói những cái tốt

• Hãy cho nhân công cơ hội cung cấp cho xếp những thông tin, câu hỏi và gợi ý.

Sự công bằng thay đổi theo từng sự kiện trong những hoạt động nhân lực và tập quán nơi công sở. Khái niệm của quá trình trên đòi hỏi một doanh nghiệp nhỏ phải tuân theo những quy định và nguyên tắc của chính nó. Người nhân công phải được đối xử như nhau khi có những vấn đề về nhân lực.

Mỗi người nhân công đều nên có cơ hội bằng nhau để thể hiện khả năng tốt nhất của mình. Những quyết định liên quan đến khen thưởng, thăng tiến và tiến bộ nên được dựa trên sự thể hiện trên và những sự thể hiện tốt nên được nhắc đến trong khi mô tả quá trình công tác. Khi sự thể hiện trên là công bằng giữa những người nhân công, thâm niên làm việc nên được sử dụng để tạo nên sự khác biệt.

Điều cốt yếu để có quan hệ công việc lành mạnh là kiểm soát quan hệ giao tiếp trong công ty. Hầu hết những quan hệ giao tiếp là mệnh lệnh và hướng dẫn đối với người nhân công. Tuy nhiên, giao tiếp (sự trung thực và công bằng) là quá trình 2 chiều. Rất khó để người nhân công trở thành những cá nhân lao động tập thể thông minh và nhiệt tình nếu như họ không biết được những lý do ẩn đằng sau mệnh lệnh. Có lẽ quan trọng hơn là việc tạo điều kiện cho người nhân công đóng góp ý kiến trước khi người quản lý đưa ra quyết định. Việc này sẽ làm tăng thêm sự nghiêm trang và ý nghĩa cho công việc trong mắt phần lớn những người nhân công và gia đình họ.

Giao tiếp bao gồm cả việc nói cho người nhân công biết vị trí của họ, tình trạng công việc kinh doanh của họ và những kế hoạch tương lai đang được phát triển. Những ý kiến phản hồi tiêu cực đôi khi là cần thiết nhưng những ý kiến phản hồi tích cực nên là những công cụ chủ yếu để tạo lập quan hệ cá nhân tốt đẹp. Đừng bao giờ quên rằng người nhân công cũng là con người và họ sẽ nhanh chóng nhận ra sự không thành thật. Họ cũng sẽ nhanh chóng phản hồi lại những nỗ lực thật lòng nhằm đối xử với họ như những người lớn trưởng thành, có trách nhiệm. Một vài kỹ năng quan hệ cá nhân trong thực tế có thể kích thích giao tiếp 2 mặt là:

• Những buổi tổng kết quá trình công tác theo thời kỳ (cứ 3 tháng 1 lần)

• Bảng thông tin

• Hòm thư góp ý

• Thư tin tức

• Những cuộc gặp mặt cởi mở thường xuyên

Các doanh nghiệp nhỏ hoạt động trong môi trường pháp luật rất phức tạp có thể tạo sức ép lên sự bổ sung, lựa chọn, thay thế và những thói quen nhân lực khác. Pháp luật có thể làm rõ cái cần, cái có thể chấp nhận được hay cái bị cấm. Mọi hệ thống nhân lực đều phải xem xét tình trạng liên quan đến những vấn đề trên. Những năm vừa qua được biểu thị bởi đặc tính pháp luật khuyến khích sự thương lượng tập hợp và mang lại sự cân bằng tốt hơn giữa người quản lý và người lao động. Rất nhiều các đạo luật áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ không thể kham được một chuyên gia hoạt động liên tục đối với những vấn đề liên quan đến nhân sự. Tuy nhiên, khi các doanh nghiệp nhỏ này phát triển, cấu trúc của nó trở nên phức tạp hơn và các vấn đề nhân sự cũng gia tăng theo số lượng và chi phí tiềm năng. Đến một thời điểm nhất định, việc cần có một người quản lý vấn đề nhân sự sẽ là rất rõ ràng. Những điều kiện chỉ ra sự cần thiết cần phải có người quản lý nhân sự là:

• Công ty đã có trên 100 công nhân

• Nhân công được đại diện bằng một tổ chức công đoàn

• Doanh thu của công ty là rất cao (và tốn kém)

• Yêu cầu cần có những lao động kỹ năng và bán kỹ năng gây nên những vấn đề trong việc bổ sung và lựa chọn nhân sự

• Tinh thần của người lao động thấp