Giải bài toán “vượt định mức chi phí”

Đến thời điểm này, dù những khó khăn nhất của giai đoạn khủng hoảng đã đi qua nhưng dư âm về hậu quả và ảnh hưởng của nó vẫn là những bài học đáng giá. 

Hàng ngày, hàng giờ các vấn đề liên quan đến tiền bạc, chi phí, doanh số, lợi nhuận vẫn đeo bám các DN. Một số DN tập trung vào các giải pháp quản lý tài chính một cách chủ động trong tất cả các khâu. Một số khác nỗ lực cắt giảm các loại chi phí có thể nhằm giúp DN tăng lợi nhuận. Thậm chí, một số DN còn cương quyết nói không với những khoản chi phí vượt định mức, kể cả đó là những khoản chi phí khai thác thị trường để đưa hợp đồng về cho DN. Như câu chuyện của một DN chuyên nhập khẩu và phân phối hàng tiêu dùng mà chương trình Chìa Khóa Thành Công – CEO đã đề cập đến trong chủ đề “Quyền lợi và trách nhiệm – Vượt định mức chi phí” là một ví dụ.

CEO của DN trong chương trình đã cương quyết không chấp nhận việc chi phí khai thác thị trường của một hợp đồng mới vượt 3% định mức chi phí. Vì điều này đã khiến Cty giảm lợi nhuận 45%. Mặc dù các nhân viên phòng kinh doanh, là những người đã mất nhiều công sức, tự bỏ chi phí để kéo được hợp đồng này ra sức lý giải, chứng minh đó là khoản chi phí hợp lý thì CEO vẫn không chấp thuận. Điều này đã gây ra những mâu thuẫn trong nội bộ giữa CEO và đại diện phòng kinh doanh của DN.

Để giúp DN tháo gỡ khó khăn khi rơi vào tình huống trên, chương trình đã mời hai chuyên gia là Tiến sĩ Lê Thẩm Dương – Trưởng khoa Quản trị kinh doanh Trường Đại học Ngân hàng TP HCM và Bà Lê Thị Kim Anh – Tổng Giám đốc Cty TNHH MTV Dynamic Consulting đến để giúp CEO đi tìm lời giải cho bài toán vượt định mức chi phí.

Ngày 03/08/2014, chủ đề “Quyền lợi người tiêu dùng – Giải quyết khiếu nại” sẽ được phát sóng vào 10h sáng chủ nhật trên VTV1.

Về phía Bà Lê Thị Kim Anh cho rằng: DN cần phải có các biện pháp quản lý chi phí chặt chẽ hơn. Đồng thời tiếp cận vấn đề sâu hơn bằng cách tìm hiểu sự việc, bối cảnh dẫn đễn việc tăng chi phí trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Ngoài ra CEO của DN nên rà soát lại chỉ tiêu đặt ra cho phòng kinh doanh vì hiện tại DN mới đặt ra chỉ tiêu về mặt doanh số chứ chưa có chỉ tiêu về mặt chi phí nên mới nảy sinh mâu thuẫn hiện tại. Dưới góc độ quản lý bà Kim Anh lưu ý CEO hai vấn đề sau: Thứ nhất – CEO nên làm rõ định mức của Cty và quy định cụ thể thẩm quyền của phòng Kinh doanh đến đâu trong việc sử dụng chi phí. Khoản nào trưởng phòng được phép chi, khoản nào phải xin ý kiến của CEO. Thứ hai – Ngoài việc xác định định mức thì CEO phải cử bộ phận theo dõi định mức (cụ thể là phòng Kế toán) để đảm bảo công bằng cho cả DN và phòng kinh doanh. Tổng chi phí trực tiếp cho một hợp đồng phải nhìn nhận trên tổng chi phí định kỳ của cả năm và nếu bị vượt quá định mức thì bên theo dõi phải có trách nhiệm báo cáo lại với CEO trước khi ký kết.

Còn đối với Tiến sĩ Lê Thẩm Dương, Ông cho rằng: DN cần phải lưu ý về mặt phương pháp luận trong vấn đề này chứ không nên vội vàng ra quyết định không chi vượt định mức. Bởi cùng là chi phí nhưng có những khoản nằm trong định mức mà được chi không hợp lý và không hợp lệ thì cũng không chấp nhận. Ngược lại, nếu hợp lý thì dù bội chi lên 3% hoặc nhiều hơn thế cũng vẫn chấp nhận. Hơn nữa thời buổi khó khăn, kiếm được hợp đồng là rất khó và khách hàng mới thì bao giờ cũng phải chi cao hơn. Do đó hợp đồng này hoàn toàn có thể chấp nhận được. Vấn đề thứ hai CEO nên lưu ý đó là: Khống chế chi phí trên tổng cục chứ không nên khống chế theo từng hợp đồng vì mỗi hợp đồng sẽ mang lại những giá trị định lượng và định tính khác nhau. Vì vậy không nên đánh đồng chúng bằng quy chế về định mức khai thác. Cuối cùng theo Tiến sĩ Lê Thẩm Dương, CEO nên: Chỉ nên phê bình trưởng phòng kinh doanh vì đã không báo cáo xin ý kiến của CEO trước khi quyết định vượt định mức chi phí.