Hội họp hiệu quả, không khó

Kiểm soát thời gian họp trong tối đa 15 phút. Thời gian họp lê thê là một trong những nỗi ám ảnh và ngao ngán của dân văn phòng. Những cuộc họp dài ngoài tầm kiểm soát như thế thường gây lãng phí thời gian và nguồn lực cho tổ chức, nhưng nghiêm trọng hơn, nó hủy hoại tinh thần làm việc và có thể khiến tổ chức lỡ mất cơ hội kinh doanh. Chính vì lẽ đó, các công ty cố gắng giảm thiểu thời gian họp hành trong tối đa 15 phút.

Các nghiên cứu khoa học khẳng định, thời gian một người có thể làm việc tập trung và khỏe khoắn là tối đa 18 phút. Nếu kéo dài hơn quãng thời gian này, cơ thể sẽ thiếu glucose và oxy, khiến quá trình xử lý thông tin giảm hiệu quả.

Hiển thị đếm ngược thời gian họp. Cài đặt hiển thị đếm ngược thời gian họp dễ thực hiện, nhưng rất hiệu quả. Tại Công ty Basecamp chuyên về quản trị dự án, mỗi cuộc họp chỉ được phép diễn ra tối đa trong vòng 30 phút, và khi đồng hồ đếm ngược thời gian điểm số 0 thì cuộc họp lập tức phải kết thúc.

Bỏ ghế ra khỏi phòng họp. Về cơ bản, một cuộc họp đứng chỉ khác một cuộc họp thông thường ở chỗ mọi người đều đứng. Khi đứng, mọi người sẽ tập trung và vận động não nhiều hơn, nhờ đó thúc đẩy tính sáng tạo khi họp. Công trình nghiên cứu của Andrew Knight và Markus Baer thuộc Đại học Washington đã chứng thực hiệu quả của phương pháp này.

Không sử dụng laptop để ghi chú. Theo nghiên cứu của hai nhà tâm lý học Pam Mueller và Daniel Oppenheimer từ Đại học Princeton và UCLA về thói quen ghi chép của sinh viên, nếu ghi chép bằng giấy viết, ghi nhớ được các thông tin, sự kiện và hiểu rõ các khái niệm hơn so với khi ghi chép bằng laptop.

Bên cạnh đó, không sử dụng laptop còn giúp nâng cao sự tập trung trong khi họp. Đó là lý do vì sao ngày càng nhiều công ty cấm sử dụng laptop, smartphone… trong cuộc họp.

Không mang điện thoại vào phòng họp. Trường Kinh doanh Marshall thực hiện một nghiên cứu trên 500 người đi làm, và nhận thấy đa số phản đối sử dụng điện thoại trong cuộc họp.

Cụ thể: 86% không chấp nhận việc trả lời điện thoại khi đang họp; 84% không chấp nhận việc nhắn tin khi đang họp; 75% không chấp nhận việc đọc tin nhắn hay email khi đang họp. Hiện tại, nhiều công ty đã lập nên những “khu vực không điện thoại” để làm nơi họp hành cho nhân viên.

Số người dự họp không nên vượt quá 10. Tại Google, chỉ những người thực sự liên quan tới cuộc họp mới cần tham dự, và số người tham dự luôn được giới hạn tối đa là 10. Bởi lẽ, cuộc họp càng tinh gọn, quá trình họp càng đi vào trọng tâm, và những người không tham dự họp có thể dành thời gian cho những việc quan trọng khác.

Xác định một D.R.I. (cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp). Khi kết thúc bất kỳ cuộc họp nào tại Apple, bao giờ mỗi công việc cũng đều phải có một cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp. Bằng cách này, Apple đảm bảo hiệu quả thực thi các công việc cũng như truyền đạt thông tin, hướng dẫn trong nội bộ Công ty.

Tạo một khoảng lặng trong 2 phút. Nghe có vẻ trái khoáy khi yêu cầu phải yên lặng trong khi họp. Tuy vậy, theo Alexander Kjerulf, chuyên gia cố vấn về xây dựng hạnh phúc trong công việc, khoảng lặng là tối cần thiết để có những tư duy hay ý tưởng sâu sắc, bởi mục đích của cuộc họp không phải để tất cả được nói, mà là để tìm ra những ý tưởng, giải pháp, kế hoạch và quyết định hiệu quả.

Hãy trả lời câu hỏi: “Mục đích của cuộc họp là gì?” chỉ với 5 từ. Christopher Frank, Phó chủ tịch của American Express, thường yêu cầu mỗi nhân viên tự hỏi: “Mục đích của cuộc họp là gì?”. Từng người phải cho biết câu trả lời của mình trước khi bắt đầu họp, và nội dung câu trả lời không được vượt quá 5 từ. Bằng cách này, ông muốn mọi người có chung sự thấu hiểu về mục đích của cuộc họp và dành sự tập trung cho nó.