Năm bí quyết của chuyên gia PR

Các phóng viên báo chí hàng ngày nhận hàng trăm email và cuộc gọi điện thoại từ các hoạt động trong lĩnh vực quan hệ cộng đồng PR cho nên họ phải lựa chọn những lời giới thiệu hấp dẫn nhất. Vậy nên làm gì khi muốn nói chuyện cho các phóng viên những thông tin cần thiết để mọi người biết đến? Bằng cách nào để tạo nên sự khác biệt trong thông tin của mình mà không phải tốn nhiều công sức?

Các chuyên gia PR có kinh nghiệm thường sử dụng 5 bí quyết tuy đơn giản như hiệu quả sau đây:

1. Lôi kéo các phóng viên vào cuộc đối thoại

Chẳng ai thích ngồi nghe thuyết giảng hoặc bị dồn ép bởi hàng tá thông tin, đặc biệt là những nhà báo đang lo thời hạn nộp bài đã hết. Thay vào đó, trong lúc gọi điện thoại bằng cách đặt ra cho họ một câu hỏi. Hãy tìm kiếm ở họ những lời khuyên hơn là sự quan tâm tức thì của họ đối với tin tức của bạn. Chẳng hạn, hãy hỏi họ về những chuyện nào họ thật sự muốn nghe. Bằng cách xin những lời khuyên, bạn sẽ sớm nhận biết điều gì sẽ tạo ấn tượng cho các nhà báo. Từ đó, bạn sẽ tìm ra lối tiếp xúc phù hợp hơn, một cơ may mới cho một cuộc trò chuyện trong tương lai.

2. Sử dụng email hợp lý

Do thông tin trong lĩnh vực PR thường gấp gáp, người làm PR phải tiếp xúc với càng nhiều phóng viên trong một khoảng thời gian càng ngắn càng tốt, do đó họ thiết kế một email có nội dung ngắn gọn làm “lời chào hàng”. Nhưng đó không phảI là một cách làm thông minh vì nó đánh đồng tất cả sự quan tâm hoặc các khía cạnh chuyên nghiệp của các nhà báo như nhau. Tốt hơn là nên chú tâm thiết kế từng mối thông giao của mình với các ký giả khác nhau. Luôn luôn xưng hô bằng tên họ của họ một cách trang trọng, chính xác với lời mở đầu ngắn gọn nhưng lịch sự. Khi bạn thể hiện mình biết rõ về những mối quan tâm chuyên môn của một cá nhân nào đó thì bạn đã chỉ cho họ thấy rằng bạn đã phải tốn khá nhiều thời gian tìm hiểu về họ. Bằng cách này bạn đã làm tăng khả năng hồi âm từ các nhà báo.

3. Đồng cảm với tình cảm của ký giả

Một yếu tố tối quan trọng cần phải nghĩ đến trong lúc tiếp cận một nhà báo chính là thời gian hoàn thành bài viết của họ. Đôi khi, dù nội dung thông tin của bạn hết sức tốt đẹp, nhưng email của bạn có thể bị gác sang một bên. Đề phòng trường hợp đó, hãy chịu khó gọi điện để nhắc nhà báo nhớ tới bạn. Hãy thấu hiểu được khối lượng công việc một nhà báo phải gánh vác trong những khoảng thời gian nhất định, để không gọi điện cho họ vào những thời điểm không phù hợp. Có thể bày tỏ sự đồng cảm với hoàn cảnh này bằng cách mở đầu câu chuyện bằng một câu hỏi: Xin hỏi tôi có điện đến đúng lúc không?

Hãy luôn giữ gìn một thái độ thật chuyên nghiệp và lịch thiệp. Nếu phóng viên đang bận, bạn nên hỏi họ khoảng thời gian nào phù hợp nhất cho một cuộc gọi lại, hoặc nếu không thể gọi lại cho họ, thì hỏi họ liệu việc gửi thêm một lá email sẽ có ích hay không. Thông thường, các nhà báo rất mở lòng với những lựa chọn khác, đặc biệt khi bạn bày tỏ sự thấu hiểu và sau đó liệt kê ra cho họ những cách thức đáp lại.

4. Hiểu nghề báo chí và xuất bản

Một cách tiếp cận với các phóng viên, một ít hiểu biết chuyên môn của bạn sẽ làm cuộc trò chuyện trở nên dài hơn. Hãy tự thực hiện một số tra cứu về tờ báo bạn đang tiếp xúc, tìm hiểu tờ báo nào độc giả đang hướng đến, các nội dung chính, chuyên mục chính. Sau đó hay nghiên cứu về những bài, tin của phóng viên mà bạn có quan hệ để hiểu những đề tài mà người ấy quan tâm. Những điều đó sẽ cho bạn gợi ý hay về các thức lôi kéo sự chú ý của nhà báo. Khi soạn một email hoặc chuẩn bị cho một cú điện thoại để thương thảo, hay chú ý thật kỹ đến những lý do vì sao người đọc có lợi từ các thông tin của bạn.

5. Hãy hồi âm nếu phóng viên tìm đến mình

Trong khi bạn đang xây dựng mối quan hệ với giới báo chí, lại có khả năng các phóng viên tự tìm đên bạn. Cho dù đó là một cú điện thoại nằm ngoài sự mong chờ của bạn, hãy luôn nhớ rằng một khả năng hồi âm nhanh chóng luôn tạo nên sự khác biệt cho chính công việc PR của bạn. Hãy luôn luôn đáp lại những tin nhắn của họ, cho dù bạn không thể thu thập thêm thông tin mới của họ. Bên cạnh việc có được một động thái độ ứng xử chuyên nghiệp, bạn còn tạo dựng được niềm tin cho họ cũng như phát triển mối quan hệ thêm một bước mới. Những mối quan hệ truyền thông vững chắc là một bệ phóng an toàn cho bất kỳ chiến lược PR nào.

Có thể năm bí quyết trên ít nhiều mang tính tổng quát, nhưng hầu hết chúng đều bị lãng quên, nhầm lẫn hoặc bỏ qua một bên trong đống công việc lộn xộn hàng ngày của các chuyên gia PR. Bằng cách dễ dàng thêm chút ít thời gian cũng như đầu tư một chút sức lực, bạn có thể sẽ mang đến cho mình hàng tá cơ hội đưa tên tuổi công ty lên các phương tiện thông tin đại chúng.