Với vị trí một nhà quản lý hay một người đứng đầu một nhóm, việc tổ chức và điều hành các cuộc họp là một nhiệm vụ quan trọng của bạn. Một cuộc họp thành công là khi những người tham dự đều có những sự đóng góp tích cực, mục đích và lịch trình cuộc họp được đảm bảo để tìm gia những giải pháp tối ưu cho những vấn đề được đưa ra thảo luận.
Để có một cuộc họp thành công, bạn cần tuân thủ các bước:
Lên lịch trình họp:
Trước bất cứ cuộc họp nào bạn cần lên lịch trình cuộc họp và thông báo trước cho tất cả các thành viên tham gia để họ chủ động tham gia và có đủ thời gian chuẩn bị những tài liệu liên quan.
Một lịch trình họp hợp lý, khoa học sẽ có tác dụng tăng thêm sự hấp dẫn cho những người tham gia ngay từ những giây phút đầu.
Lựa chọn các phương pháp họp hiệu quả:
Tùy thuộc vào tính chất và mục đích của mỗi cuộc họp mà bạn cần lựa chọn phương pháp điều hành cuộc họp hiệu quả. Với những cuộc họp đòi hỏi phải đưa ra những giải pháp sáng tạo bạn cần lựa chọn không gian và những phương pháp tạo cảm giác thoải mái cho người tham dự.
Nguyên tắc chung để có cuộc họp thành công dù bạn chọn phương pháp nào điều quan trọng nhất phải đảm bảo tính dân chủ, tạo cảm giác cởi mở, thân thiện với những người tham dự.
Để huy động sức mạnh tập thể trong các cuộc họp, bạn có thể lựa chọn phương pháp Đồng đội cùng sáng tạo giải quyết vấn đề với sự kết hợp bộ ba công cụ tư duy: Khởi tạo ý tưởng, Sơ đồ tư duy và 6 chiếc mũ tư duy.
Xử lý các tình huống ngắt quãng:
Có nhiều cuộc họp không thành công khi không thể kiểm soát được các tình huống cắt ngang khiến cuộc họp đi chệch mục tiêu ban đầu.
Là người điều hành cuộc họp bạn cần quyết đoán và tỉnh táo để các ý kiến đưa ra cùng các thành viên tham dự không đi chệch mục tiêu của bạn.
Hãy nhanh chóng và khéo léo lái các ý kiến của thành viên vào vấn đề của bạn. Hãy bám chắc vào bản lịch trình họp ban đầu đã thống nhất và đề nghị những ý kiến không liên quan sẽ được bàn luận trong cuộc họp khác.
Khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến:
Thực tế có nhiều cuộc họp diễn ra chỉ dành cho một vài người tích cực, còn các thành viên khác hoặc thơ ơ hoặc không đủ dũng cảm tham gia phát biểu.
Sự xung đột về tư duy, cảm giác mất an toàn và tinh thần thiếu trách nhiệm là nguyên nhân của những hiện tượng này. Bạn cần tạo ra một môi trường họp tích cực bằng việc áp dụng 3 nguyên tắc: Khuyến khích các nhiều ý tưởng càng tốt, Hoan nghênh những ý tưởng độc đáo và Không chỉ trích hay phê bình ý kiến người khác.
Mỗi khi có thể hãy dành thêm thời gian cho những người có những ý kiến sáng tạo được trình bày cặn kẽ ý tưởng của mình. Bạn cũng nhớ không nên khen ngợi quá nhiều hay chỉ trích thẳng thừng những ý kiến tham gia đóng góp vì nó có thể làm thui chột các ý tưởng sáng tạo.
Hãy luôn nhớ mọi ý tưởng đưa ra đóng góp trong cuộc họp đều phải được ghi nhận.
Xác định phạm vi ra quyết định:
Cuộc họp là cơ hội để bạn cùng với các thành viên khác cùng đưa ra quyết định. Hãy cân nhắc phạm vi và các nguyên tắc mà bạn được phép quyết định tránh việc vượt quá thẩm quyền được giao.
Nếu bạn là người đứng đầu một bộ phận kinh doanh hãy nên khoanh tròn phạm vi ra quyết định của mình trong khuôn khổ nhiệm vụ của bạn.
Lên kế hoạch hành động: Các ý kiến dù có hay đến mấy cũng dễ bị bỏ qua nếu bạn không cùng mọi người hiện thực hóa nó bằng một kế hoạch hành động cụ thể.
Khi tinh thần của cuộc họp đang lên cao, hãy chủ động cùng mọi người xây dựng và phân công trách nhiệm thực hiện công việc trên cơ sở tự nguyện và phù hợp với năng lực, trách nhiệm từng bộ phận theo bản STARS công việc cụ thể.
Hãy để mọi người tham dự tự chịu trách nhiệm về công việc của họ và bạn hãy giữ vai trò của người giám sát, hỗ trợ.
Tóm tắt và đánh giá kết quả cuộc họp:
Điều cuối cùng sẽ sống cùng, bạn cần có bản tổng kết và đánh giá về cuộc họp. Để làm được điều đó, bạn đừng quên phân công trách nhiệm cho một người với vai trò làm thư ký cuộc họp.
Bản tóm tắt cuối cuộc họp sẽ giúp bạn và các thành viên tham gia một lần nữa thống nhất lại toàn bộ các vấn đề đã được đưa ra thảo luận.
Bạn cũng nên nhớ, sau 1 đến 2 ngày kết thúc cuộc họp, bạn cần gửi bản tóm tắt kết quả đến tất cả các thành viên tham dự để nhắc nhở họ về một chương trình hành động đã được thống nhất.
Theo Lanhdao
